Beställning av ämbetsbetyg och släktutredningar

Det finns två typer av ämbetsbetyg.

I ett ämbetsbetyg med personuppgifter antecknas beroende på användningsändamål också grundläggande personuppgifter om make/maka och/eller barn och/eller föräldrar. Ämbetsbetyget får man direkt med sig. I mån av möjlighet skriver vi ut ämbetsbetyg för postning samma dag som beställningen görs.

Ämbetsbetyg i form av en släktutredning är mer omfattande. I det ämbetsbetyget antecknas bl.a. information om flyttning samt uppgifter om make/maka samt barn. Om personen i fråga inte har barn antecknas föräldrar och syskon i ämbetsbetyget.

Släktutredning behövs i allmänhet för bouppteckning och skötsel av övriga ärenden i samband med ett dödsbo. En släktutredning är inte samma som släktforskning. En släktutredning levereras inom ungefär 1 vecka.

Släktutredningar görs på basis av kyrkans medlemsregister och kyrkböcker

Församlingarna i Finlands evangelisk-lutherska kyrka har tagit i bruk ett medlemsregister som är gemensamt för hela kyrkan. I medlemsregistret finns uppgifter om församlingsmedlemmens anhöriga (äktenskap, barn, föräldrar). De här uppgifterna motsvarar informationen i befolkningsregistret.

Församlingarna var medlemmarnas officiella folkbokföringsmyndighet fram till 1.10.1999. Sedan dess har församlingarnas medlemsregister regelbundet uppdaterats via befolkningsdatasystemet.

Kyrkans gemensamma medlemsregister innehåller tillsvidare inte täckande uppgifter om gamla händelser, utan de uppgifterna finns fortfarande i församlingens gamla kyrkböcker. I praktiken innebär det här att

• för bouppteckning beställer man en släktutredning över den avlidna i den församling som den avlidna var medlem i vid sin död
• församlingen där personen senast var skriven ger ett ämbetsbetyg som täcker den avlidnas familjeuppgifter fram till 1.10.1999
• utöver den församling där personen senast har varit skriven behöver inga skilda intyg beställas från andra församlingar som den avlidna eventuellt har varit medlem i efter 1.10.1999
• för perioden före 1.10.1999 beställs ämbetsbetyg för den avlidna retroaktivt från de församlingar eller andra register där den avlidna har varit bokförd sedan han/hon fyllde 15 år.

Riksomfattande släktutredningar (KirDi -pilotering)

I Åbo och St Karins samfällighets centralregister har påbörjats piloteringsprojekt, som pågår till hösten 2019. Med hjälp av KirDi görs släktutredningen (tillsvidare endast för bouppteckning) på ett ställe riksomfattande för hela den tid som personen varit medlem i ev.luth. kyrkan i Finland (på de personer, vars sista hemförsamling har varit i Åbo eller St Karins). Tillsvidare görs endast en liten del av släkutredningar med hjälp av KirDi. Med de andra beställningarna förfarar man som förut, släktutredningen beställs skilt från alla församlingar, där personen varit skriven. Om riksomfattande släktutredningar kommer man alltid överens om med beställaren.

Uppgifter från nedlagda församlingar

Uppgifter från de församlingar som fanns i de områden i Karelen och Petsamo som Finland avstod till Ryssland beställs från landskapsarkivet i S:t Michel. Om huvudpersonen inte har hört till en församling beställs släktutredningen för den perioden från magistraten.

Obs! Om släktutredningen anger att personen i fråga är vid liv behövs inget skilt ämbetsbetyg.

Ämbetsbetyg på andra språk vid behov

Ämbetsbetygen är på finska och svenska. Vid behov kan ämbetsbetyg erhållas på en flerspråkig blankett, där det andra språket utöver endera svenska eller finska är engelska, tyska eller franska. Släktutredning kan erhållas endast på finska och svenska.

Mer information om släktutredningar ger Åbo och S:t Karins kyrkliga samfällighets centralregister, tfn 040 3417 229

Avgifter för ämbetsbetyg

Avgifterna för ämbetsbetyg är fr.o.m. 1.5.2017 i enlighet med kyrkostyrelsens cirkulär följande:

För intyg som skrivs ut ur kyrkans gemensamma medlemsdatasystem:

• Ämbetsbetyg som omfattar personuppgifter för enskild församlingsmedlem (levande) är gratis.
• För ämbetsbetyg som också omfattar övriga uppgifter om medlemmen eller uppgifter om make/maka, barn eller andra personer uppbärs en avgift på 9 €.

För ett intyg som utfärdas manuellt:
Ett ämbetsbetyg utfärdas manuellt då det inbegriper uppgifter ur andra register än kyrkans gemensamma medlemsdatasystem eller om ämbetsbetyget på grund av sitt användningsändamål på annat sätt förutsätter manuell hantering. I sådana fall är avgiften för intyget 9 €.

Om uppgifterna på ämbetsbetyget hämtas ur bokformade kyrkoböcker och är mer omfattande än uppgifter om huvudpersonens enskilda äktenskaps-, flytt- eller dödsuppgifter uppbärs en avgift på 30 €. Om man beställer två eller fler intyg med samma innehåll för olika ändamål uppbärs 30 euro för det första intyget och 9 euro för varje följande betyg.

Övriga avgifter:

• För en kopia av ett släktutredningskoncept som finns hos centralregistret uppbärs 9 € per sida.
• För avgiftsbelagt intyg som levereras per post uppbärs en expeditionsavgift på 5,50 €.
• En faktureringsavgift på 5,50 € uppbärs om räkningen skickas till en annan adress än intyget.

Vissa myndigheter har rätt att få uppgifterna gratis.